Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem PipeDrive
Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem PipeDrive

W obecnych czasach new business manager jest tak obłożony obowiązkami, że absolutnie każde usprawnienie pracy może być na wagę złota. Zasadnym zatem wydaje się poszukiwanie sposobów, które usprawnią pracę, zmniejszą listę codziennych tasków, a przy okazji pchną robotę do przodu. Zdradzam, jak automatyzacja sprzedaży ułatwia moje życie.

Co należy automatyzować?

Wszystko, co się da.

Pewnie wielu z was zapyta, ale co to jest to wszystko? Już odpowiadam. 

Jednak zanim to nastąpi musisz coś zrozumieć.

Proces sprzedażowy, a tym samym automatyzacja sprzedaży w każdej firmie może wyglądać inaczej. Odmiennie będzie wyglądać lejek sprzedażowy, inny będzie również sposób doboru formy kontaktu z potencjalnym klientem, bo jedni wolą telefon, a drudzy e-mail. Nie skupiaj się zatem na dopatrywaniu się różnic w moich przykładach, tylko zastanów się, jak możesz to wdrożyć u siebie.

Co zatem automatyzujemy?

Tak, jak już wspomniałem, wszystko, co się da i ma znamiona powtarzalności, choćby najmniejszej:

  1. Automatyczne tworzenie szansy sprzedaży w momencie, gdy utworzysz Nowy kontakt w bazie danych.
  2. Niech ta pierwsza automatyzacja (samoczynne stworzenie szansy sprzedaży) wymusi kolejną, np. utworzenie działania typu telefon/e-mail i przypisanie jej z konkretnym dniem wykonania do tej osoby, która wpisała Nowy kontakt do CRM.
  3. Wysyłanie automatycznego maila do całego zespołu lub wybranych osób z informacją o zakończonej sukcesem szansie sprzedaży – to niesamowicie buduje morale.
  1. Sprzedaż to mozolne wykonywanie działań, jednego za drugim, które budują relację z potencjalnym klientem – zatem zaprzęgnij automatyzację do tego, aby na każdym etapie sprzedaży tworzone były predefiniowane działania do wykonania. Poniżej prezentuję jak sam z tego korzystam. Obserwuj i ulepszaj te działania i spraw, aby cały dział sprzedażowy robił to w ten sam sposób. Wiem, co teraz powiesz. Opór ludzi na tego typu zdarzenia jest duży i nie ma skutecznego sposobu, aby to wdrożyć. Otóż istnieje taki sposób. W PipeDrive możesz poszczególne automatyzacje przypisywać tylko do siebie lub do całego zespołu. To pozwoli Ci narzucić niejako rytm pracy i sposób jej wykonywania na cały zespół. Unifikacja jest w tym przypadku kluczem do sukcesu. Zaangażuj do tego swojego najlepszego sprzedawcę, niech podzieli się swoimi sposobami na skuteczne prowadzenie działań i domykanie sprzedaży. Zrób sobie z tego szablon, a szybko zauważysz, że wszystkim poprawiają się wyniki.
Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem PipeDrive
Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem PipeDrive

Automatyzacja sprzedaży – czy excel mi wystarczy?

Nie wyobrażam sobie, abym proces sprzedażowy mógł dziś skutecznie realizować z wykorzystaniem excela, jak kiedyś to robiłem. Znam kilka CRM’ów do prowadzenia sprzedaży, ale od dwóch lat to PipeDrive nieprzerwanie wspomaga mnie w tym procesie. Oczywiście śmiało możesz wykorzystywać narzędzie, które znasz i używasz na co dzień. PipeDrive jest tylko i wyłącznie formą pokazu użyteczności narzędzia w automatyzacji sprzedaży.

Zrób raz – korzystaj wiele razy

Wyobraź sobie taką sytuację. Masz zupełnie czysty CRM, pustą listę kontaktów, zero danych firm, zero osób, które pracują w tych firmach. Zaczynasz od zera.

Chcesz od razu, od samego początku poukładać to tak, aby nie musieć 10 razy klikać i mozolnie wypełniać kolejnych formularzy, by sprawy szły do przodu. Postarajmy się to zrobić i od razu zautomatyzować wszystko, co się da.

Stwórz swój własny lejek sprzedażowy

Niech to będzie dobrze przemyślana konstrukcja następujących po sobie czynności. Niech zakończenie jednego etapu, automatycznie wymusza podjęcie działania na kolejnym. Skuteczna sprzedaż bowiem to działanie, a nie oczekiwanie.

Osobiście korzystam z 4 lejków. Przez bardzo długi czas korzystałem z jednego, później doszedł drugi dla drugiej firmy, a ostatnio wdrożyłem dwa, które są jednym procesem. Lead przechodzi automatycznie do lejka numer dwa, gdy zakończy się sukcesem w lejku numer jeden.

Przykładowy lejek sprzedażowy w PipeDrive
Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem PipeDrive

Jak widzisz ten lejek składa się z 6 etapów:

  1. Pomysł.
  2. Nawiązano kontakt.
  3. Odkryto potrzeby.
  4. Oferta w przygotowaniu.
  5. Przedstawiono ofertę.
  6. Negocjacje.
Lejek w PipeDrive - etap 01
Lejek w PipeDrive – etap 01

Jak wspomniałem, rzadko ostatnio z niego korzystam, bo rynek się zmienił, oczekiwania są odmienne, odmienne musi być i podejście.

Ten lejek to nowa koncepcja testów sprzętu, jaki przeprowadzamy na TreningBiegacza.pl – w nim jak widać mam obecnie 18 szans sprzedaży i właściwie wszystkie weszły. Nie to jednak jest istotne, ważne jest tu, jak wdrożyłem automatyzację sprzedaży.

Powyższy lejek to pierwszy etap większego procesu, poniżej znajduje się etap numer dwa, dziejący się tylko i wyłącznie wtedy, gdy w pierwszym lejku szansa sprzedaży dojdzie do etapu Otrzymano sprzęt i zostanie zakończona jako wygrana.

Lejek w PipeDrive - etap 02
Lejek w PipeDrive – etap 02

Jak automatyzuję ten proces:

  • W momencie utworzenia nowej szansy sprzedaży na etapie Pomysł (lejek Oferta 2019) zostaje z automatu utworzone działanie przypisane do mnie na dzień utworzenia szansy sprzedaży, które nosi nazwę – wysłać e-maila z propozycją testu do Imię Nazwisko.
  • Utworzyłem sobie szablon takiej wiadomości e-mail, którą jednym kliknięciem wklejam do e-maila – zrobiłem sobie od razu taki szablon dostosowany do różnych form osobowych: Pan, Pani lub znajomy. Właściwie mając to tak przygotowane nie musisz ani tego sprawdzać, ani czytać, ani myśleć i tracić czasu. Klik i leci. Oczywiście szablon zaciąga odpowiedni e-mail z CMS, odpowiednie imię osoby, do której się zwracasz etc. O szablonach, jako procesie przyspieszającym pracę, napiszę w jednym z kolejnych artykułów. Jeśli nie chcesz go przegapić, zapisz się na newsletter, wypełniając poniższy formularz.
Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem PipeDrive
Tworzenie szablonu w PipeDrive
  • Po wysłaniu e-maila, szansa sprzedaży z automatu wędruje na kolejny etap, czyli Złożono ofertę.
  • Trigger wyzwalający kolejne działanie związany jest z przemieszczeniem szansy sprzedaży z jednego etapu na drugi – tworzone jest działanie – Telefon – zapytać, czy klient otrzymał ofertę. Ustawiane jest to automatycznie za dwa dni po wysłaniu propozycji e-mailowej, no chyba, że wypada weekend, to system ustawi to na poniedziałek. Sprytne co?
  • Po serii telefonów, rozmów, wskazaniu walorów oferty następuje albo finalizacja, albo zamknięcie szansy sprzedaży. Załóżmy, że dotarliśmy do etapu Otrzymano sprzęt. Zamykam sukcesem szansę.
  • Zamknięta szansa z automatu tworzy nowy lead w lejku numer dwa “Po darmowym teście” – na etapie Wykonano test. Popatrz, jak wygląda cały proces na diagramie.
Automatyzacja sprzedaży z wykorzystaniem PipeDrive
Diagram automatyzacji w PipeDrive

Jak widzisz, przepływ może być przypisany tylko do mnie lub ewentualnie do wszystkich członków zespołu. Możliwości są spore, a powiedziałbym nawet, iż nieograniczone.

Automatyzacja sprzedaży – podsumowanie

Na jednym z pierwszych zrzutów pokazałem grafikę, na której widać czasowe oszczędności, jakie można odnieść wdrażając niektóre z automatyzacji. Na pierwszy rzut oka, można w to nie uwierzyć, jednak gdyby się nad tym zastanowić, pisanie e-maila za każdym razem, np. ze statystykami serwisu, argumentami “za”, powodami dla których warto z nami nawiązać współpracę, zajmują często zdecydowanie więcej, aniżeli 60-90 minut. W tym przypadku, gdy zrobisz to raz – korzystasz już na stałe i to ten element zapewnia ci zysk i daje przewagę. A gdy dorzucisz do tego regularną analizę statystyk: ilość otwartych szans sprzedaży, ilość zamkniętych oraz ilości poszczególnych działań, jakie udało się w tym czasie wykonać, to bardzo szybko dostrzeżesz różnice.

Tradycyjnie już zachęcam cię do zadawania pytań, dzielenia się swoją wiedzą.