Jak usprawnić komunikację w firmie?
Jak usprawnić komunikację w firmie?

Powiedzieć, że nie jestem entuzjastą produktów Microsoftu, to nie powiedzieć nic. Sprawił to ich najsłynniejszy produkt – czyli Windows, dzięki któremu dobre 10 lat temu zmigrowałem na rozwiązania spod znaku nadgryzionego jabłka. I tak już trwam. Przez te 10 lat szerokim łukiem omijałem wszystko, co od Microsoftu. Jednak w ostatnim czasie trend uległ zmianie, bo szukałem sposobu, jak usprawnić komunikację w firmie i natrafiłem na coś, co zrobili naprawdę dobrze.

Tylko krowa nie zmienia zdania

Od ponad roku bardzo intensywnie w firmie używamy Office 365 i muszę przyznać, że z “nie jestem entuzjastą produktów Microsoftu” staję się ich orędownikiem. Dobre bowiem trzeba chwalić, ale i to, co źle działa – stanowczo krytykować. Na to z pewnością możesz liczyć. W niejednym artykule w serwisie przydatneaplikacja.pl wezmę na warsztat nie tylko sam Office 365, który jest usługą naprawdę dobrą, jednakże nie wolną od bezmyślnych błędów. Znajdzie się również i miejsce na inne ich usługi. Wróćmy jednak do tego, jak usprawnić komunikację w firmie?

Najłatwiej jest podejść do biurka i pogadać

Z punktu widzenia budowania relacji – jak mam do kogoś jakąś sprawę, która wymaga szybkiej decyzji, najlepiej jest pogadać, jednak ani pisanie e-maila, ani dzwonienie nie za bardzo się sprawdzają. Natomiast podejście wybija nas z rytmu pracy, a także może być zakłóceniem dla tej osoby, od której czegoś chcemy. Często, zwłaszcza managerom wygodniej jest komuś przeszkodzić, aniżeli odezwać się poprzez dowolny komunikator i chwilę poczekać. Nie jest to jednak jakby miejsce i czas na rozprawy o tego typu zachowaniach. Co zatem zrobić, aby usprawnić komunikację i nie zaburzać innym flow?

Komunikatory internetowe

W erze przed wdrożeniem Office 365 używaliśmy slacka. Wygodne, poręczne, “darmowe” narzędzie, które integruje się z dziesiątkami narzędzi. Nie bez kozery darmowe wpisałem w cudzysłowie. Owszem ono jest darmowe do pewnego stopnia, pod warunkiem, że zgadzamy się na to, że to, co ustalasz ze współpracownikami po pewnym czasie przestaje istnieć. Darmowy Slack gromadzi informacje jedynie z ostatniego miesiąca (tak przynajmniej było, gdy z niego korzystałem). Tracisz zatem całą historię korespondencji. Z kolei podstawowa wersja płatna to wydatek 8$ miesięcznie za użytkownika. Już nie chcę się znęcać i pisać, że za tę cenę dostaniesz całego Office 365 wraz z wordem, excelem, powerpointem, 1 gb chmurą danych i…

…TEAMS’em, bo to o nim dziś chcę opowiedzieć.

Czas na zespołową pracę w TEAMS, czyli jak usprawnić komunikację w firmie w pigułce

Wydawać by się mogło, że do pitupitu pomiędzy ludźmi w firmie wystarczy stare dobre GaduGadu lub darmowa wersja Slack’a. Pojęcie użyteczności takiego programu zmienia się wraz z tym, gdy zdamy sobie sprawę, że używamy 3 różnych narzędzi (najczęściej płatnych), które:

  • usprawniają komunikację w firmie, dzięki możliwości wymiany komunikatów tekstowych pomiędzy współpracownikami np. slack,
  • służą do wideokonferencji pomiędzy współpracownikami lub osobami spoza firmy np. zoom,
  • starają się zapanować nad grafikiem spotkań, wideokonferencji i innych spotkań służbowych np. kalendarz google lub specjalistyczna aplikacja do bookowania spotkań.

To wszystko od teraz masz w TEAMS

Praca na Macach nauczyła mnie, aby wszystko upraszczać do granic możliwości, ale nie bardziej. W tym kierunku poszedł Microsoft, który z Teams’a zrobił kombajn w ultralekkim wydaniu i z ergonomią godną pozazdroszczenia:

Jak usprawnić komunikację w firmie?
Umawianie wideokonferencji z udziałem Teams’a
  • Chat z pojedynczymi osobami lub jeśli zachodzi taka potrzeba dwoma lub więcej.
  • Współpraca pomiędzy osobami należącymi do określonych zespołów, np. marketing, sprzedaż, sprawy bieżące itp. – to co w tym przypadku jest szczególnie istotne i zasługuje na pochwałę to współdzielenie plików przynależących do danego zespołu (z reguły określony sharepoint w chmurze).
  • planowanie spotkań – to w moim odczuciu jest jedna z potężniejszych funkcjonalności Teams’a – ponieważ po jednym kliknięciu, masz zaplanowane spotkanie, wysłane maile powiadamiające o spotkaniu, potwierdzenie wzięcia lub odrzucenie terminu przez zaproszone osoby i link do pokoju konferencyjnego – wszystko w jednym miejscu.
  • Błyskawiczne połączenie wideo z dowolnym użytkownikiem w kontaktach.
  • Integracja z wieloma aplikacjami, np. Jira, Asana, Trello, Wuderlist, Evernote – dzięki temu pracując np. w Jira bez przełączania się na przeglądarkę masz dostęp do swoich tasków z tej aplikacji lub innych programów, z których korzystasz. Lista jest bardzo bogata i nieustannie rozbudowywana.
Jak usprawnić komunikację w firmie?
Konfiguracja zaproszenie na wideokonferencję.

Co powinien mieć dobry komunikator?

Dobry komunikator to taki, który działa bezawaryjnie, zapewnia fantastyczną jakość połączeń wideo – zarówno fonię jak i obraz oraz do granic możliwości skraca listę programów, z których należy korzystać na co dzień. Dodatkowo istnieje jako aplikacja natywna zarówno dla Windows jak i osX, można z niej skorzystać w chmurze oraz w telefonie. 

Jak usprawnić komunikację w firmie?
Biblioteka aplikacji, z którymi można zintegrować Teams’a.

Teams spełnia te oczekiwania, a biorąc pod uwagę, że dwadzieścia kilka złotych wystarcza, aby go mieć wraz całym inwentarzem Office 365, to nie ma się nad czym zastanawiać. To będzie dobrze wydane 20 zł, które może w niebagatelny sposób usprawnić komunikację w Twojej firmie.