Naturalne planowanie projektów wg Davida Allena

Must Read

Naturalne planowanie projektów wg Davida Allena

To nie będzie zwyczajny wpis, który ma być po prostu recenzją książki Davida Allena “Getting Things Done,...

Productive – aplikacja do kształtowania nawyków

Wiem, jak absurdalnie może to brzmieć, ale głęboko w to wierzę - nawyki sprawiają, że to, z...

reMarkable znaczy znakomity, czy aby na pewno? Test reMarkable.

reMarkable to nazwa urządzenia, na punkcie którego świat ostatnio odrobinę zbzikował. Wiem jak działa retargeting w reklamie...
Przemysław Niemczuk
Nauczyciel, przedsiębiorca, twórca największego w Polsce serwisu dedykowanego biegaczom - www.TreningBiegacza.pl - miłośnik nowych technologii i pisania o nich.

To nie będzie zwyczajny wpis, który ma być po prostu recenzją książki Davida Allena “Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. To będzie raczej pokazanie, jak na swoje potrzeby można wykorzystać naukę płynącą z książek. I nie będzie to jedyna tego typu recenzja, bo mam ich w zanadrzu kilka, ale po kolei…

O Getting Things Done…

…powiedziano już chyba wszystko. Nie jest zatem moim celem pisanie kolejnej recenzji tej książki, bo próżno powielać treści będące już w internecie. Chcę za to przez pryzmat tej właśnie książki pokazać, jak ukształtowała mój pogląd na planowanie i realizację projektów. To, czego nie dostrzegłem, czytając ją pierwszy raz, teraz, przy zdecydowanie większym bagażu doświadczeń oraz wiedzy, niemal wysadziło mnie z siodła.

Nie zamierzam w tym miejscu udawać, iż pomimo że książka cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem, a treści w niej przedstawione wdrażają w życie nowe pokolenia menedżerów, to jest ona odrobinę oderwana od rzeczywistości. Planowanie z wykorzystaniem fizycznych szuflad, dziesiątek, albo setek kartek z checklistami i rozpisanymi projektami jak dla mnie odrobinę trąci myszką. Każda aplikacja elektroniczna, mająca podział tasków na projekty i kategorie, będzie lepsza, aniżeli sposób przedstawiony przez autora. Nic też w tym dziwnego. Książka ma 20 lat, a więc treść może pozostać aktualna, aczkolwiek użyte narzędzia odmieniają jej wykonanie. Niebawem napiszę o tym,  jak robię to z wykorzystaniem Nozbe.

QUOTE”W życiu spotykamy się tylko z dwoma rodzajami problemów: wiesz czego chcesz, a nie wiesz jak to osiągnąć lub/i nie wiesz, czego chcesz”. Steven Snyder

Musisz wiedzieć, czego chcesz

Bez tego jakby realizacja w życiu czegokolwiek nie ma sensu. No może przesadzam z tym nie ma sensu, bo można coś osiągnąć “pomimo”, jednak zdecydowanie łatwiej najpierw poznać cel swoich dążeń i wyznaczyć punkty kontrolne, których osiągnięcie będzie dostarczać informację zwrotną o poprawnie obranym kierunku starań lub potrzebie ich korekty. O tym autor wspomina dziesiątki razy, co oczywiście nie jest jakimś novum, bo robi to wielu autorów, m.in. Stephen Covey w “7 nawyków skutecznego działania” – nawyk drugi – Zaczynaj z wizją końca. Jednak wielu osobom, w tym mnie, zdarza się o tej ważnej regule zapomnieć. Stąd też zaprojektowałem sobie uniwersalną kartę projektu, która nie pozwoli mi zapomnieć o żadnym z ważnych elementów planowania, wszak brak planowania to planowanie porażki. O tym akurat przekonałem się już wielokrotnie.

Model naturalnego planowania wg Davida Allena

Realizując dowolny projekt, np. zrobienia zakupów, nasz mózg tak układa ciąg zdarzeń, aby był zarówno optymalny kosztowo jak i czasowo, choć z tym bywa różnie, jeśli nie ma się listy rzeczy do kupienia. Wiemy zatem, co jest celem naszych działań, wiemy, co chcemy mieć w lodówce po powrocie, np. upieczoną szarlotkę, wiemy gdzie mamy kupić, co chcemy kupić i jak to wszystko krok po kroku zrealizować, aby zakończyło się sukcesem.

Zakupy to jednak prosty projekt, którego ogarnięcie nie musi zostać rozpisane. Jednak niezaprzeczalne jest to, że odbywa się to według określonego schematu postępowania. Podobnie zresztą jak wszystko, co wymaga wykonania większej ilości działań niż jedno – dlatego też autor GTD nazywa to projektem.

Techniki naturalnego planowania:

  1. Definiowanie celów i zasad.
  2. Przedstawianie wizji rezultatów końcowych.
  3. Burza mózgów.
  4. Porządkowanie.
  5. Najbliższe działania.

Mój sposób na realizację projektów

Mój sposób to kompilacja Allenowskiego naturalnego planowania z 4DX (The 4 Disciplines of Execution – cztery dyscypliny realizacji), o którym przeczytałem w książce Praca głęboka – Cal Newport:

  1. Skoncentruj się na tym, co szalenie ważne.
  2. Działaj na podstawie progresywnych mierników.
  3. Prowadź rejestr wyników.
  4. Stwórz system rozliczeń.

QUOTE – Wizja to nie wszystko; trzeba ją połączyć z działaniem. Nie wystarczy wpatrywać się w schody; musimy wspinać się po ich stopniach. Vaclav Havel

Czego używam w pracy  nad projektami?

  • Notion – spina cały projekt pod kątem realizacyjnym – tu mam linki do wszystkich zasobów, spisane wszystkie cele etc.,
  • iMindMap – w tym programie robię burzę mózgów oraz mapę myśli,
  • Office 365 – mam osobny Sharepoint – Projekty – gdzie dla każdego projektu tworzę uniwersalną nazwę odpowiadającą danemu projektowi. W folderze przechowuję wszystkie pliki dotyczące projektu: mapę myśli, burzę mózgów etc.,
  • Nozbe – etap 4 oraz 5 naturalnego planowania to wszystkie najdrobniejsze działania do wykonania w ramach tego projektu, czyli co w najbliższym czasie mogę zrobić, choćby najdrobniejszego, aby popchnąć projekt do przodu.

Przejdźmy zatem do szablonu karty projektu.

To jest mój punkt wyjścia, od którego zaczynam każdy projekt. Tu mam linki do wszystkich zasobów, bardzo prostą checklistę, którą odhaczam wraz z wykonywaniem poszczególnych działań oraz 5 etapów naturalnego planowania wraz z wdrożonymi miernikami regresywnymi i progresywnymi zaczerpniętymi z 4DX. Dla przykładu – jeśli sednem projektu będzie zwiększenie sprzedaży, a miernikiem regresywnym będzie np. zwiększenie przychodów, to idealny miernikiem progresywnym będzie np. ilość wykonanych telefonów lub odbytych spotkań, które bezpośrednio wpłynęły na końcowy rezultat, tj. zamkniętych umów. Na miernik progresywny masz bezpośredni wpływ, regresywny dzieje się niejako w efekcie lub nie dzieje się, bo progresywne mierniki są źle dobrane. Ma to sens. I musisz to dobrze przemyśleć na etapie planowania projektu.

O czym jeszcze musisz pamiętać, wdrażając techniki naturalnego planowania?

Getting Things Done to system. I jako system musisz go w pełni traktować. Wybranie sobie jednego czy kilku elementów postępowania, z dużą dozą prawdopodobieństwa zakończy się fiaskiem. Wiem, bo próbowałem oszukać system. Kiedyś, kilka lat temu. Pewnie dlatego odszedłem od tej metody, bo “nie działała”. Teraz widzę to odrobinę inaczej, szerzej. Pomimo, iż techniki naturalnego planowania wydają się zwodniczo proste, to nie zrób tego błędu, że coś musi być skomplikowane, aby było warte uwagi. W prostocie bowiem tkwi sukces na mój gust. Metoda musi być prosta, zrozumiała i dostarczać kluczowe elementy, dzięki którym będziesz w każdym momencie wiedział:

  • co jest celem,
  • kiedy będziesz wiedział, że mijasz się z kursem,
  • jakie jest najbliższe działanie.

To jednakże, aby w pełni działało, nie może wynikać z pojedynczego elementu, ale z całego systemu, jakim jest GTD.

- Advertisement -

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

- Advertisement -

Latest News

Naturalne planowanie projektów wg Davida Allena

To nie będzie zwyczajny wpis, który ma być po prostu recenzją książki Davida Allena “Getting Things Done,...

Productive – aplikacja do kształtowania nawyków

Wiem, jak absurdalnie może to brzmieć, ale głęboko w to wierzę - nawyki sprawiają, że to, z czym męczysz się dziś, jutro...

reMarkable znaczy znakomity, czy aby na pewno? Test reMarkable.

reMarkable to nazwa urządzenia, na punkcie którego świat ostatnio odrobinę zbzikował. Wiem jak działa retargeting w reklamie i jeśli lodówka wyświetlałaby adsy...

Brian Tracy – Nawyki warte miliony

Szukałem prezentów pod choinkę dla rodzinki. Jak zwykle w Empiku, bo to jedyny sklep, w którym mogę spędzić 2h i nawet tego...

Zarządzanie hasłami w firmie

Zarządzanie hasłami w życiu prywatnym przysparza sporo problemów, a co dopiero mówić o firmie. Nawet takiej małej z 5 czy maksymalnie 10...
- Advertisement -

More Articles Like This

- Advertisement -