Microsoft Planner - aplikacja do zarządzania projektami
Microsoft Planner - aplikacja do zarządzania projektami

W jednym z ostatnich artykułów pisałem o tym, jak usprawnić komunikację w firmie. Ta tyczy się również kwestii realizacji projektów i stricte decyzji o tym, czy potrzebna mi jest aplikacja do zarządzania projektami. A z racji tego, że niespodziewanie stałem się fanem Office 365, nie sposób nie omówić Microsoft Planner – bardzo podstawowej, ale nie najgorzej przemyślanej apki wspomagającej zarządzanie.

Planner – gdzieś już to widziałem?

Oczywiście, że tak. Planner to nic innego jak tablica kanbanowa, doskonale znana z takich programów jak Trello, czy Asana, o których pisałem w tym artykule. Zadasz zapewne pytanie, po co zatem uczyć się kolejnego rozwiązania, które jest łudząco podobne do czegoś, co już znam?

Odpowiedź jest prosta.

Dla oszczędności:

  • czasu,
  • zasobów,
  • ludzkiej cierpliwości,
  • pieniędzy.

TeamWork – aplikacja do zarządzania projektami z prawdziwego zdarzenia

TeamWork – korzystaliśmy w tego rozwiązania około 15 miesięcy. Prawdziwy kombajn do zarządzania projektami, który pozwalał do nich podchodzić metodologicznie, włącznie z analizą ryzyk i ewidencjonowaniem czasu pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację poszczególnych działań. I gdybym miał komuś polecać do naprawdę dużych projektów dobre narzędzie, TeamWork byłby dobrym wyborem.

Stwierdziłem jednak, że nie ma co strzelać z karabinu maszynowego do wróbla. Większość realizowanych przez nas projektów nie wymaga analizy czasu pracy i tak zaawansowanego narzędzia, stosunkowo drogiego narzędzia – cena podstawowa miesięcznie to minimum 200 zł + ponad 11$ za każdego użytkownika, co przy sporym zespole potrafi wygenerować solidne roczne obciążenie. Tak przy okazji, warto, abyś od czasu do czasu spojrzał na wydatki i policzył, ile rocznie kosztuje cię różnego rodzaju oprogramowanie w firmie.

Planner – a może wystarczy coś prostszego?

Od tego trzeba wyjść. Za cały pakiet Office 365 dla wszystkich członków zespołu płacę mniej, niż za samego TeamWorka, a zyskuję kilkanaście dodatkowych narzędzi (w tym Word, Excel i PowerPoint), które powoli będę omawiać w następnych publikacjach. nie było się więc nad czym zastanawiać, szybka decyzja – przenosimy projekty do Plannera.

Aplikacja do zarządzania projektami – wymogi

Pierwsze, co przychodzi mi do głowy, to że musi być elastyczna i nie stawiać większych ograniczeń. Zadania muszą dać się sortować w wygodny sposób i z wykorzystaniem przeróżnych, konfigurowalnych parametrów. Najważniejszy bowiem element w przypadku realizacji projektu z wieloma zadaniami – to terminowość ich wykonywania oraz łatwość w dokonywaniu przeglądu projektu. Ten robię przynajmniej raz na tydzień – gruntowny, połączony z analizą wykonalności. Codziennie natomiast zaglądam w Filtry, dzięki którym w błyskawiczny sposób odnajduję to, co dotyczy mojej osoby wraz z przydziałem czasowym wykonania danego działania.

Planner - niedoceniana aplikacja do zarządzania projektami
Filtrowanie w Plannerze

To w moim odczuciu jedna z najbardziej przydatnych funkcji tego programu, bez której ten nie miałby sensu istnieć.

Druga dotyczy tzw. Przedziałów – tak Microsoft nazywa poszczególne kolumny w obrębie pojedynczej tablicy Kanban.

Planner - widok Przedziałów
Przedziały w Plannerze

Osobiście w zwyczaju mam nie utrudniać sobie zbytnio pracy, nie tworzyć zbyt wielu Przedziałów, bo zdecydowanie łatwiej nad tym zapanować. Dlatego ograniczam się do 4 Przedziałów.

Sam określ to, co jest ważne

  1. Backlog – tu wrzucam taski do wykonania, które przeglądam co tydzień i nadaję im różne priorytety.
  2. Do pilnego zrobienia – jak sama nazwa wskazuje – rzecz niecierpiąca zwłoki.
  3. W trakcie – wszystko, co jest rozciągnięte w czasie, dzieje się. Każde zadanie ma możliwość ustawienia daty początkowej i końcowej – tu zdecydowanie ułatwia pracę.
  4. Done – ukończone taski.
Planner - niedoceniana aplikacja do zarządzania projektami
Pojedyncza karta zadania w Planerze

Powyżej prezentuję pojedynczą kartę zadania. W obrębie jednej karty mamy dostępne wszystkie niezbędne informacje oraz możliwość dodania etykiety do danego zadania. Każdy w ramach jednego projektu może stworzyć swoje dowolne etykiety, w zależności od tego według jakich parametrów potrzebuje projekt sortować czy przeszukiwać. Generalnie każda wypełniona kontrolka staje się elementem, który może stać się parametrem w poszukiwaniu zadań.

Czy te opcje to za mało do sprawnego zarządzania projektami?

Na sortowaniu zadań po Przedziale jeszcze nie skończyliśmy. Planner daje dodatkową możliwość sortowania i wyszukiwania zadań po innych parametrach.

Planner - grupowanie zadań
Dodatkowe opcje filtrowania w Planerze

Co za każdym razem zmienia obraz nagłówków danych.

Co dodatkowego zyskujesz decydując się na Microsoft Planner?

Życie mnie już nauczyło, iż dla każdego projektu musi być takie miejsce, gdzie będzie można się wymienić notatkami z zespołem, narysować jakiś szkic, trzymać pliki, zrobić jakiś konspekt czy też porównać kilka opcji. To jest właśnie dla mnie jeden z największych plusów – te wszystkie potrzeby zostają zaspokojone jedną infrastrukturą.

W momencie utworzenia nowego projektu system:

  • tworzy miejsce na Share Poincie – gdzie możesz z zespołem wymieniać się plikami dotyczącymi stricte tego projektu – wszystko jest przechowywane w chmurze,
  • tworzy Notes witryny – w której możesz sporządzać mniej i bardziej skomplikowane zapiski dotyczące tego konkretnego projektu,
  • podpina pod Outlooka nową grupę o nazwie odpowiadającej danemu projektowi – dzięki czemu wszystkie wpisane w taskach komentarze trafiają bezpośrednio do twojej skrzynki odbiorczej.
Planner - zarządzanie komentarzami w Outlooku
Wiadomości i komentarze w Outlooku

Widok Outlooka powyżej, natomiast poniżej SharePointa grupy.

Planner - niedoceniana aplikacja do zarządzania projektami
Sharepoint

Wiesz, co jest naprawdę fajne?

Widzisz na SharePoint w lewym sidebarze przycisk Notes – to ten sam notes, do którego masz błyskawiczny dostęp z Plannera. Mało ci przenikających się integracji? To proszę następna.

Jeśli tego wymaga projekt, możesz stworzyć dodatkowy kanał w ramach Teamsa i tam prowadzić całą konwersację z zespołem. O takich funkcjonalnościach co chwilę system będzie ci przypominał – ucząc cię niejako użytkowania:

Planner - niedoceniana aplikacja do zarządzania projektami
Usprawnienie komunikacji w zespole poprzez Microsoft Teams

Dla mnie właśnie te integracje stanowią element przewagi nad gSuite od Google, z którego w zespole korzystaliśmy przed przejściem na Office 365.

Na koniec prezentuję ostatnią, może nie z najbardziej przydatnych funkcjonalności, ale takich, które pozwolą ci ocenić, kto w zespole jest mocno obciążony. Spójrz na printscreen poniżej.

Planner - niedoceniana aplikacja do zarządzania projektami
Widok wykresów – sprawdzanie obciążenia pracowników + zaległości

W topie widzisz 3 możliwości prezentacji danych: Tablica, Wykresy (obecny) i Harmonogram. Z tego ostatniego ciężko mi się korzysta, jest jak dla mnie zbyt mało czytelny. Tablica i Wykresy są moimi ulubionymi i jak sam dostrzegasz, wykresy przy sprawdzaniu opóźnień, mogą być naprawdę przydatne.

Jeśli miałbyś jakieś pytania ogólne dotyczące aplikacji do zarządzania projektami lub szczegółowe związane z Plannerem, śmiało pisz w komentarzach. Nie pozostawiam nic bez odpowiedzi.