Kalendarz papierowy vs. elektroniczny – plusy i minusy

Must Read

Kalendarz papierowy vs. elektroniczny – plusy i minusy

Regularnie w okolicach gwiazdki wpadam do ulubionego sklepu biurowego i rozkoszuję się w wyborze przeróżnych kalendarzy papierowych....

Co to jest Office 365?

Microsoft znany jest najbardziej z dwóch produktów: Windows oraz Office. O ile w przypadku Windows nikomu nie...

iMindMap 11 i nauka języka

Jako, że ostatnimi czasy bardzo intensywnie uczę się niemieckiego, a temat rekcji czasowników w niemieckim nie należy...
Przemysław Niemczuk
Nauczyciel, przedsiębiorca, twórca największego w Polsce serwisu dedykowanego biegaczom - www.TreningBiegacza.pl - miłośnik nowych technologii i pisania o nich.

Regularnie w okolicach gwiazdki wpadam do ulubionego sklepu biurowego i rozkoszuję się w wyborze przeróżnych kalendarzy papierowych. Te, pięknie inkrustowane, często w skórzanej oprawie, kuszą paletą kolorów, ręcznym wykończeniem i przemyślanym układem kart, które w następnych dniach stają się historią. Czasami lepszą, czasami gorszą, ale historią. Dlatego dziś stawia pytanie – co lepsze kalendarz papierowy vs. elektroniczny?

Radość trwa dobry miesiąc, może półtorej

Gdzieś w okolicach końcówki lutego zauważam, że noszenie dosyć grubego, ciężkiego kalendarza w plecaku, który już wyładowany jest laptopem i dwoma tabletami, przestaje być łatwe dla moich ramion i pleców. Tym sposobem sam sobie stwarzam sytuację, kiedy podczas ważnego spotkania tego kalendarza po prostu nie mam. Zapisuję zatem ważny termin w urządzeniu, które zawsze mam pod ręką. Komórce. I koło się zamyka.

W tym roku nie zainwestuję w kalendarz papierowy

Trzech lat potrzebowałem, aby dojść do tego wniosku. W tym roku, co najwyżej kalendarze papierowe kupię swoim współpracownikom. O ile jeszcze ktoś z nich ich używa. 

Nie myśl, że przemawia za tym jedynie lenistwo i brak konsekwencji. To nie to.

Pomimo, że nadal dostrzegam ogromnie dużo pozytywów wykorzystania kalendarza papierowego w pracy codziennej, plusów wynikających z dobrodziejstw elektroniki jest zdecydowanie więcej. O tych jednak za chwilę.

Odwrócony harmonogram

Przygotowując się do stworzenia swojego systemu do zarządzania czasem, przeszukiwałem internet, jak to robią inni. Oczywiście po drodze, z biegiem lat, sam na sobie przetestowałem wiele systemów. Jedne się sprawdzały mniej, drugie bardziej, miały jednak jedną cechę wspólną. Na dłuższą metę były frustrujące.

Znasz pewnie to uczucie niepokoju, gdy niby lecisz z planem, ale z tyłu głowy nieustannie masz wrażenie, że o czymś zapomniałeś? Towarzyszyło mi to dosyć często, do czasu, aż udało mi się dopasować do mnie system planowania, który po pierwsze eliminował poczucie lęku, był ultra szybki w zarządzaniu i elastyczny w zastosowaniu.

Połączenie Todoist i kalendarza

Myślę, że zdecydowana większość z was używa jakiegoś programu do zarządzania zadaniami. O kilku z nich już wspominałem na łamach przydatneaplikacje.pl:

  • Zadania – dostępne w pakiecie Office 365
  • To Do – dostępne również w pakiecie Office 365
  • Wunderlist
  • Nozbe
  • Todoist

Osobiście używam tego ostatniego. Postaram się następny artykuł poświęcić właśnie jemu, bo ma niemalże nadzwyczajne możliwości, dziś krótko. Todoist jest genialny w swej prostocie, do tego ładny, niezawodny i działa na każdym urządzeniu, co ważne – bezbłędnie, a to niezmiernie dla mnie istotna cecha.

Kalendarz papierowy vs. elektroniczny - plusy i minusy
Zrzut ekranu z programu Todoist – ukazujący projekt Planowanie tygodnia

Pewnie zastanawiasz się, po co mi Todoist do planowania tygodnia?

Człowiek ułomnym jest, a jego pamięć dziurawa jak sito.

W natłoku działań, aby przypomnieć sobie wszystko, co istotne, trzeba poświęcić sporo czasu, aby odtworzyć wszystkie fakty z pamięci, niedokończone zadania i zadania cykliczne. Do tego używam Todoist. Stworzyłem sobie projekt, który nazwałem Planowanie tygodnia. Poniżej prezentuję zawartość tego projektu.

Jak często planuję tydzień?

Do zaplanowania następnego tygodnia siadam na koniec dnia w piątek. Na ten dzień ustawiane są również automatyczne odnowienia poszczególnych zadań w Todoist.

Dzięki wykorzystaniu Todoist z automatu w harmonogram wrzucam wszystkie zadania, które są dla mnie największymi priorytetami, oznaczone są na kolor czerwony.

Oczywiście wiele tygodni temu raz usiadłem do kalendarza i stworzyłem cykliczne, cotygodniowe aktywności, takie jak Sprzedaż czy Fanpage. Dzięki temu wtedy raz poświęcony czas, teraz co piątek odzyskuję z nadwyżką.

Poświęcając czas na piątkowe planowanie, odpalam Todoist, lecę po kolei listę i sprawdzam czy dany element znajduje się w kalendarzu na przyszły tydzień. Zdecydowana większość już tam jest, niektóre muszę dodać, poprzesuwać, ale to bardziej kosmetyka, niż gruntowne planowanie. To już raz zostało zrobione, przemyślane i zatwierdzone. Co fajne. Z biegiem czasu zauważam, że poszczególne bloki działań wykonuję szybciej, aniżeli na początku.

Kalendarz papierowy vs. elektroniczny - plusy i minusy
Planowanie tygodnia w kalendarzu Google

Na planowanie tygodnia początkowo poświęcałem 2,5 godziny, teraz ten czas skrócił się do godziny. Wszystko dzięki temu, że w miarę możliwości zautomatyzowałem cały proces.

Podobnie było z innymi zadaniami, jak fanpage czy newsletter. Odzysk czasu sięgnął na tych dwóch zadaniach kolejne 2,5h godziny tygodniowo. Nie powiem, że nie można w to miejsce wrzucić kolejnego zadania, ale po co? Skoro w tym czasie można iść pobiegać?

Jaki kalendarz elektroniczny wybrać?

Polecam dwa systemy: Office 365 oraz gSuite (płatna wersja standardowego rozwiązania Google). Używam obu.

Office 365 do planowania pracy redakcji, m.in. wpisów na fanpage TreningBiegacza.pl, gSuite do planowania wszystkich wydarzeń dnia.

Widok tygodniowy w kalendarzu Outlook
Widok tygodniowy w kalendarzu Google

Dlaczego kalendarz elektroniczny jest lepszy od papierowego?

Aby się nie rozpisywać, przedstawię te przewagi w punktach:

  • Kalendarz elektroniczny możesz współdzielić ze swoimi współpracownikami. 
  • Możesz mieć tych kalendarzy kilka i tylko te wybrane udostępniać wybranym osobom lub po prostu traktować jak zbiory przypisane do określonych działań.
  • Wydarzenia w kalendarzu elektronicznym można łatwo przenosić, usuwać, zamieniać – bez ciągłego skreślania.
  • Do poszczególnych wydarzeń masz możliwość przygotowania notatek.
  • Do każdego wydarzenia możesz dodać dowolną osobę, co z automatu taki wpis w kalendarzu uczyni wideokonferencją. Wygeneruje dla tego wydarzenia połączenie. Skomunikuje zainteresowane osoby poprzez e-mail, bez konieczności angażowania ich w ten proces.
  • Kalendarz elektroniczny masz dostępny w każdym urządzeniu z dostępem do internetu. Mnie osobiście wystarcza telefon, aby zaplanować dowolne spotkanie wraz ze sprawdzeniem dogodnej daty i godziny w mniej niż minutę – po co zatem nosić kilogramowy kalendarz?
  • Kalendarz elektroniczny integruje się z wieloma popularnymi systemami sprzedażowymi, w których planuje się zadania do wykonania (telefony, e-maile, spotkania itp.) – te z automatu mogą lądować w Twoim kalendarzu.

Długo można by pisać o wyższości technologii nad papierem, choćby w kontekście integracji systemów. Niemalże każdy program, który ma w sobie przynajmniej zalążki planowania pracy, będzie współpracował z kalendarzem, bo tak jest po prostu skuteczniej, a to już tylko krok od tego, aby wpiąć go do swojego systemu.

Poprzedni artykułCo to jest Office 365?
- Advertisement -

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

- Advertisement -

Latest News

Kalendarz papierowy vs. elektroniczny – plusy i minusy

Regularnie w okolicach gwiazdki wpadam do ulubionego sklepu biurowego i rozkoszuję się w wyborze przeróżnych kalendarzy papierowych....

Co to jest Office 365?

Microsoft znany jest najbardziej z dwóch produktów: Windows oraz Office. O ile w przypadku Windows nikomu nie trzeba tłumaczyć, czym on jest,...

iMindMap 11 i nauka języka

Jako, że ostatnimi czasy bardzo intensywnie uczę się niemieckiego, a temat rekcji czasowników w niemieckim nie należy do najłatwiejszych, intensywnie myślałem nad...

To jest marketing – Seth Godin – recenzja książki

Też tak czasem masz, że kończysz czytać książkę i masz mieszane uczucia? Nie do końca jesteś pewien, czy książka wnosi coś wartościowego,...

Remarkable, Evernote, OneNote, Notion czy może jednak tradycyjny notes

Serwis przydatneaplikacje.pl, jak sama nazwa wskazuje, skupia się na przydatnych aplikacjach. Nie będę zatem przy okazji omawiania elektronicznych notesów wspominał o zwykłym,...
- Advertisement -

More Articles Like This

- Advertisement -