Trzy darmowe programy dla małej firmy
Trzy darmowe programy dla małej firmy

Prowadzenie firmy, zwłaszcza w konkurencyjnym otoczeniu, to spore wyzwanie. Wie to każdy przedsiębiorca, któremu nawał obowiązków i ciągłe mniejsze lub większe sprawy operacyjne nie pozwalają skupić się na tym, co naprawdę ważne. Jak zatem zapewnić sobie tę odrobinę spokoju, zwolnić zasoby i uwolnić swój potencjał? Poznaj trzy darmowe programy, które pozwolą ci uporządkować pracę.

Od przeszło 12 lat prowadzę firmę, budując www.TreningBiegacza.pl. Przez ten czas nauczyłem się jednego: za sukces twojej firmy odpowiadają ludzie. Jednak tych w 100% odpowiadających twoim potrzebom – zwłaszcza w małych miejscowościach, jest jak na lekarstwo. Trzeba zatem wyzbyć się ograniczeń i poszukiwania przeprowadzić na szerszą skalę. To z kolei rodzi kolejne problemy – jak taką pracą zarządzać?

Programy – rozwiązanie większości problemów firmowych

Aplikacje, o których piszę poniżej, w zdecydowany sposób mogą pomóc w prowadzeniu firmy działającej w rozproszeniu (tj. nie posiadającej standardowo rozumianego biura, gdzie wszyscy na 8:00 przychodzą do pracy). Myślę, że i pomogą tym, którzy skupiają pracowników w jednym miejscu.

Niniejszy artykuł potraktuj jako krótki przegląd programów, które wykorzystuję lub wykorzystywałem. Nie będę się zatem zagłębiał w tajniki zaawansowanego zastosowania, a jedynie pokrótce opiszę, jak najczęściej wykorzystujemy lub wykorzystywaliśmy daną aplikację w codziennej działalności.

Trello

Zastosowanie: zarządzanie projektami.

W chwili obecnej Trello wykorzystuję do współpracy z grafikami. Dla każdego z nich utworzyłem osobną tablicę z takim samym układem kolumn:

  • Backlog
  • ToDo
  • Doing
  • Done
  • Rozliczenie
Trzy darmowe programy do wykorzystania w małej firmie - trello
Widok zadania/projektu okładki: 62 komentarze, 28 załączników, 13 podzadań

Zalety

  • Dostęp – do każdej tablicy mogę dać dostęp innym osobom z zespołu lub spoza niego – to zdecydowanie ułatwia zarządzanie przebiegiem prac i rozliczenie tego, co zostało skończone.
  • Wszystko w jednym miejscu – pamiętam, jak kiedyś okładkę książki próbowaliśmy projektować z pomocą standardowego narzędzia, jakim był e-mail. Stworzyłem specyfikację w wordzie. Wysłałem ją do grafika, ten mi odesłał swój koncept. Ja go przesłałem do kolegi z działu sprzedaży z prośbą o uwagi. I zaś przesłałem do grafika… zapewne możesz sobie wyobrazić, że to modelowy sposób, jak nie należy tego robić. Pojedyncze zadanie w Trello eliminuje wszystko to, co opisałem powyżej. W jednym miejscu, na jednej karcie masz:
    • specyfikację,
    • listę zadań do wykonania dla grafika (może to być lista poprawek),
    • pełną komunikację z wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces,
    • plus pliki, które finalnie powstają w wyniku tych wszystkich działań.

Asana

Właściwie opis Asany mógłbym połączyć wraz z Trello. Aplikacja ta wykorzystuje ten sam model zarządzania projektem, jakim jest tablica Kanban. Jednak oprócz Kanbana mamy również do dyspozycji standardową listę zadań do wykonania, co w niektórych przypadkach ma swoje uzasadnienie.

Trzy darmowe programy do wykorzystania w małej firmie
Tworzenie projektu – wybór formy: Lista lub Kanban

Zalety

  • Przejrzystość – zdecydowanie ładniejsza oprawa graficzna aniżeli w Trello.
  • Projekty w formie listy – w momencie, gdy w firmie jest bardzo dużo pracy, a mało pracowników, każda automatyzacja – choćby eliminacja pamiętania o cyklicznych płatnościach – pomaga wykonywać każdego dnia więcej. Mieliśmy w Asanie projekt Cykliczne płatności (forma listy), gdzie wpisane były cykliczne płatności do wykonania z przypisaną datą oraz osobą odpowiedzialną za dane zadanie. Dzięki wbudowanej w Asanę funkcji cyklicznego odnawiania danego zadania – co miesiąc – po wykonaniu takiego zadania można śmiało o nim zapomnieć.
  • Do 15 pracowników – za darmo.

Obecnie nie wykorzystujemy w pracy Asany, bo po zmianie metodologii zarządzania projektami lepszym rozwiązaniem okazała się Jira, ale o tym napiszę przy innej okazji. Jira nawet w najtańszej opcji – jest płatna (do 10 użytkowników 10$ miesięcznie).

Notion

Ile razy obudziłeś się w środku nocy z myślą – no genialny pomysł. I ile razy nie miałeś pod ręką nic do pisania, aby ten genialny pomysł zapisać, co skutkowało tym, że rano choćby nie wiem co, nie udało się go już przypomnieć.

Notion to dla mnie przez ostatni rok absolutny lider wszystkich moich aplikacji, które używam na co dzień. Pokuszę się niebawem, aby napisać zdecydowanie dłuższy tekst na temat możliwości wykorzystania tego narzędzia. Teraz jedynie pokrótce powiem, że notuję w nim wszystko, czego moja pamięć nie ogarnia, a warte jest zanotowania.

Trzy darmowe programy do wykorzystania w małej firmie
Zrzut ekranu z aplikacji Notion – prywatny workspace

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, notuję w Notion praktycznie wszystko. Wprawdzie nie mam nic przeciwko standardowemu notesowi w postaci zeszytu i papierowemu kalendarzowi, ale te są ciężkie, nie mieszczą się w kieszeni i nie zawsze mam je przy sobie. Z kolei telefon z dostępem do internetu to praktycznie wystarczające narzędzie do zarządzania firmą. Tym bardziej, gdy na pokładzie można zainstalować wszystkie apki, z których korzysta się na komputerze.

Zalety

  • Wszystko w jednym miejscu – ciekawe, to kolejny raz ta sama korzyść, pomimo, że dotyczy zupełnie innej kategorii programów. Pozwala jednak zgrupować dane w jednym miejscu, w określonej formie.
  • Podział zapisków na prywatne/firmowe – każdy szef potrzebuje część plików współdzielić z pracownikami, ale i mieć takie miejsce, gdzie nikt niepowołany nie powinien mieć dostępu. To właśnie zapewnia Notion.
  • Natywna aplikacja – z aplikacji można korzystać zarówno poprzez przeglądarkę, jak i mieć zainstalowaną aplikację natywną na komputerze (dostępne wersje zarówno na macOS jak i Window).
  • Wersja na telefon – bez względu czy korzystasz z iPhone czy Androida – Notion będzie działać.
  • Dark mode – możliwość uruchomienia trybu ciemnego lub jasnego.

Cechy wspólne

Wszystkie opisane programy można wykorzystywać zarówno indywidualnie, co nie wymaga żadnych nakładów finansowych, jak i w zespole. Im większy zespół, tym koszty proporcjonalnie rosną. To daje możliwość naprawdę solidnego przetestowania danego rozwiązania, a gdy to faktycznie w firmie podpasuje i będzie wykorzystywane, nie sądzę, aby opłata kilku dolarów/euro za użytkownika stanowiła dużą przeszkodę, bo bez wątpienia dobrze zaimplementowane narzędzie w firmie przynosi zdecydowanie więcej korzyści, aniżeli kosztów. W przypadku Notion darmowość ogranicza się do stworzenia 1.000 bloków tekstu, ale to naprawdę dużo.

Podobał Ci się artykuł?

Jeśli tak, zjedź poniżej tego tekstu i kliknij swoją ocenę. Jeśli nie, też to zrób. To dla mnie bezcenna wiedza, za którą z góry dziękuję. Natomiast jeśli chcesz być informowany o wszystkich tego typu treściach, po prostu wpisz swój adres e-mail poniżej. Tylko wartościowe treści, zero spamu.